年会即将到来，除了要策划年会活动，年会活动的预算也是非常重要的,超支太多领导肯定会不高兴,所以在年会进行之前一定要做好各方面的预算,不能漏掉一些项目和细节,今天就给大家总结一下年会活动策划中一般会涉及到的预算项目,为你介绍如何做好年会的预算。

1.交通费用

年会期间交通费用主要是包括住宿地至年会场地的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2.年会室/厅费用

年会场地租金通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施。如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

3.餐饮费用

年会的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于年会议程需要及年会目的。

中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算--自助餐形式,按桌预算--围桌式形式.如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合.承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能 需要而外的预算.通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种--西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水 果、咖啡、水果及点心为主。

酒水及服务费

通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费.在高星级酒店举办年会宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费.

4.视听设备

除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括设备本身的租赁费用,设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带也可以让会展服务商代理。

5.演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算，预算金额通常与节目表演难度及参与人数相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关，专场或包场除外。

6.杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等.杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

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