一般年会将会被赋予很多价值：增强企业凝聚力、鼓舞员工士气、扩大企业品牌形象和其他外联单位的关系，所以，年会的组织及管理尤为重要。在年会活动策划布置和活动节目都需要注意些什么呢？

1.年会活动节目表演什么时候开始?

作为年会活动策划者，一定要提前跟演员沟通清楚。通常音乐表演或者娱乐活动要安排在客人预计到达的时间前至少15分钟开始,这样就不会出现冷场，要向演员强调必须在客人到达之前做好准备，有些演员档期较满则要提前做好安排。

2.如果年会活动策划到达高潮，是否需要演艺人员延长演出时间?

如果遇到需要延长时间的情况，年会活动策划负责人要向演员说清楚。有些地方聚会可以持续到22点，但要清楚是不是须要得到相关部门的批准，同时年会活动策划公司要清楚延长演出时间需要支付的费用，必须向乐队讲明在接到通知之前不能折走乐器设备。

3.年会活动策划设备的使用情况如何?

设备是精美的、粗劣的、还是年久未修的?是否符合公司形象?是否存在着这样或那样的问题?是否有不雅的图片或文字?不要到活动当天才猛然发现设备的质量不过关。

4.年会活动策划舞台上是否摆有公司标志的物品?

年会活动策划人员应该向经纪人咨询.如果舞台上摆有公司产品,某些明星可能会拒绝登台,因为这样看起来像是在为该产品做代言.因此,必须得到对方的书面同意或者使产品展台与表演的舞台区分开来.

5.是否需要化妆室?

所需要的化妆室数量与大小各是多少?是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点?如果娱乐节目中有动物表演,那么年会活动策划人员要确保活动中客人的安全,还要注意动物的喂养、饮水问题.如果需要的话要增加安保.

6.服装方面有什么要求?

演员应该如何着装,是盛装前来还是来到后再换衣服?如果他们人体彩绘或者化妆面积较大,他们是否需要单独的洗手间?化妆室是否需要采取安保措施?总之,演员的着装和举止方面的要求必须向签约的演员交代清楚.

7.是否有不宜演奏的歌曲?

了解乐队全部歌曲,制订活动中演奏的曲目表,之后再进行核查.要记住,你是顾客而顾客就是上帝，如果对方坚持演奏一些歌词或曲调对于活动不宜的歌曲,可以终止合同。

8.一旦发生紧急情况,是否联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号?

必须知道上述人员的电话，如果在年会活动策划当天出现意外，应该知道找谁、去哪里找、如何最快找到。

9.年会活动策划设备什么时候到,安装需要多久时间?

年会活动策划布展时要了解设备的方式，以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排。是否聘用了工会工人、支付了工会费用?年会活动策划设备安装是否随时可以进行?由谁来负责安装工作--是乐队、会场、还是我方。安装乐器并进行试音需要多长时间?

在进行年会活动策划场地布置和餐桌摆设之前，乐器设备必须安装到位。设备安装与会场内进行的其它工作如何协调?先后次序如何安排?

10.如何处理嘉宾的要求?

在处理嘉宾的要求时必须考虑到各方面的情况。例如：为了方便嘉宾在招待会上互相结识与交友，年会活动策划者可以安排了低缓的爵士乐,但是有嘉宾要听别的(如硬派摇滚),那么你希望主持人如何处理?例如：可以告诉嘉宾大会只准备了爵士乐，询问是否有比较喜欢的爵士乐手，改换音乐将会改变整个晚会的基调，之后再想回到原来的预期氛围则并非易事。

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